CRM data klopt niet — diagnose en herstel
Rapportages tonen 412 actieve klanten, sales weet er hoogstens 280. Een lead komt vier keer voor onder verschillende spellingen. Twee accountmanagers bellen dezelfde prospect op dezelfde dag. Dit is geen detail-probleem — het ondermijnt alle beslissingen die op CRM-data leunen. Op deze pagina: waar de data-rot meestal vandaan komt en hoe je het stopt.
De zes meest voorkomende data-problemen
- Duplicaten. “Jansen BV”, “Jansen B.V.” en “jansen bouw” als drie aparte records. Oorzaak: geen unieke key (vaak e-mail of KvK), vrij invulveld voor bedrijfsnaam, import zonder dedupe-stap.
- Ontbrekende velden. Contacten zonder e-mail, deals zonder eigenaar, bedrijven zonder branche. Maakt segmentatie onmogelijk.
- Inconsistente naamgeving. Branche “ICT” / “IT” / “Software” / “Tech” door elkaar. Functietitels “Mgr”, “Manager”, “Hoofd” voor dezelfde rol.
- Stale data. Records van klanten waar 4 jaar niets mee is gedaan staan nog actief. Vervuilen pipeline en rapportages.
- Schaduwsystemen. Sales houdt eigen Excel naast het CRM bij. Telkens als CRM en Excel verschillen: niemand weet welke leidend is.
- Foute statussen. Deals staan al 6 maanden in “lopend” terwijl niemand er meer mee bezig is. Pipeline-rapportage is fictief.
De drie échte oorzaken
Achter al deze symptomen liggen meestal drie wortels:
- De inrichting forceert geen kwaliteit. Vrij invulveld waar een keuzelijst hoort. Geen verplichte velden waar het cruciaal is. Geen owner-toewijzing bij import.
- Niemand voelt zich eigenaar van datakwaliteit. Sales zegt “dat is voor admin”, admin zegt “dat is voor sales”, management zegt “los het op”. Resultaat: niemand.
- Cleanup is incidenteel, geen ritme. Eén keer per twee jaar een grote opruim — daartussen vervuilt het. Beter: 15 min per maand mini-audit.
Doe de Data Cleanup Scan
Snel een indicatie van de cleanup-omvang voor jouw situatie: hoeveel duplicaten te verwachten, welke stappen in welke volgorde, en wat het migratierisico is als je nu zou willen overstappen.
Wat je vandaag al kunt doen
- Exporteer je contacten en sorteer op e-maildomein. Duplicaten vallen vrijwel onmiddellijk op.
- Filter je deals op “laatste activiteit > 60 dagen”. Bel of mail die eigenaars met één vraag: “klopt deze deal nog?”
- Vervang in de inrichting branche en functie-velden door keuzelijsten. Vrij invulveld blijft pas voor velden waar je écht alle varianten mag verwachten.
- Maak één owner verantwoordelijk voor “wekelijkse mini-audit datakwaliteit” (15 min). Geen comité, één naam.
Wanneer het projectvorm wordt
Bij meer dan ~25% duplicaten, meerdere bronnen, of meer dan 5.000 contacten wordt het serieuzer werk. Dan helpt de pillar over CRM data opschonen als roadmap, en is een tijdelijke data-specialist vaak terugverdiend binnen drie maanden door betrouwbare rapportages en sales-tijd-besparing.